Политика в отношении обработки персональных данных

Политика открытого акционерного общества «ПРОМСВЯЗЬ» в отношении обработки персональных данных

ГЛАВА 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

  1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее – Политика) определяет деятельность открытого акционерного общества «ПРОМСВЯЗЬ» (далее – Общество или Оператор) в отношении обработки персональных данных.
  2. Политика разработана во исполнение требований Закона Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (далее – Закон № 99-З) на основе Конституции Республики Беларусь, Трудового Кодекса Республики Беларусь, Закона Республики Беларусь от 21.07.2008 № 418-З «О регистре населения», Закона Республики Беларусь от 10.11.2008 «Об информации, информатизации и защите информации», иных нормативных правовых актов Республики Беларусь, Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных от 28.01.1981.
  3. Настоящая Политика обязательна для соблюдения всеми работниками Общества, имеющими доступ к персональным данным, а также иными лицами, непосредственно осуществляющими обработку персональных данных Общества от его имени и в его интересах.
  4. Действие настоящей Политики распространяется на все операции, совершаемые Оператором с персональными данными, а также на отношения в области обработки персональных данных, возникшие у Оператора как до, так и после утверждения Политики.
  5. Настоящая Политика подлежит опубликованию на официальном сайте Общества в глобальной компьютерной сети Интернет по адресу https://promsvyaz.by (далее – сайт Оператора).
  6. В настоящей Политике используются термины и определения в значениях, установленных Законом № 99-З.
  7. Почтовый адрес Общества: 220013, ул. Петруся Бровки, 18, г. Минск; адрес электронной почты: Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript..

ГЛАВА 2 КАТЕГОРИИ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, И ОБЪЕМ ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

  1. Оператор обрабатывает персональные данные, которые могут быть получены от следующих субъектов персональных данных: работники Общества, бывшие работники и члены их семей, кандидаты на занятие вакантных должностей; клиенты и контрагенты Общества, являющиеся физическими лицами, представители клиентов и контрагентов Общества, являющихся юридическими лицами; акционеры и аффилированные лица Общества; посетители сайта Оператора; лица, предоставившие Оператору персональные данные при отправке отзывов, обращений, путем заполнения анкет; лица, предоставившие персональные данные Оператору иным путем.
  2. Оператор обрабатывает следующие персональные данные субъекта персональных данных: фамилия, имя, отчество; пол; дата рождения; адрес электронной почты; номер телефона; место проживания; род занятий (специальность, область профессиональных знаний); место работы; иная информация (указанный перечень может сокращаться или расширяться в зависимости от конкретного случая и целей обработки). Оператор осуществляет обработку специальных персональных данных только при условии наличия согласия субъекта персональных данных в письменной форме либо без взятия такого согласия в случаях, предусмотренных законодательством. Оператор осуществляет обработку персональных данных, отнесенных в установленном порядке к государственным секретам, в соответствии с законодательством Республики Беларусь о государственных секретах. Объем обрабатываемых Оператором персональных данных применительно к целям их обработки приведен в главе 3 настоящей Политики.
  3. Оператор не обрабатывает данные из файлов cookie или иные персональные данные субъекта персональных данных в целях осуществления анализа работы сайта Оператора.
  4. Оператор обеспечивает соответствие содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки и, при необходимости, принимает меры по устранению их избыточности по отношению к заявленным целям обработки.
  5. Обработка персональных данных работников Общества для целей, не предусмотренных законодательством и не связанных с исполнением работниками их должностных обязанностей, осуществляется с согласия работников, если отсутствуют иные правовые основания для такой обработки.

ГЛАВА 3 ЦЕЛИ СБОРА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

  1. Оператор осуществляет обработку персональных данных в следующих целях: рассмотрение резюме (анкет) соискателей на вакантные должности в целях заключения трудового договора, привлечение кандидатов на занятие вакантных должностей Общества – на основании абзаца шестнадцатого статьи 6 Закона № 99-З; оформление (прием на работу) – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З; формирование, ведение и хранение личных дел работников – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З; ведение трудовых книжек – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З; ведение корпоративной сети, системы учета документооборота – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З; пункта 1 части 1 статьи 55, части 1 статьи 132 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК); ведение учета фактически отработанного времени – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З, статьи 132 ТК; командирование – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З; статьи 132 ТК; выплата заработной платы – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З, пункта 4 части 1 статьи 55 ТК; применение мер поощрения – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З, статьи 196 ТК; привлечение к дисциплинарной, материальной ответственности – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З, глав 14 и 37 ТК; предоставление гарантий и компенсаций в соответствии с законодательством о труде – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З, главы 9 ТК; предоставление трудовых и социальных отпусков – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З, главы 12 ТК; аттестация работников – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З; формирование и ведение резерва кадров – на основании согласия субъекта персональных данных либо абзаца 16 статьи 6 Закона № 99-З; направление на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З, статьи 2201 ТК; изменение и прекращение трудового договора – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З, глав 3, 4, 9 и 12 ТК; ведение воинского учета – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З, статьи 9 Закона Республики Беларусь от 5 ноября 1992 г. № 1914-XII «О воинской обязанности и воинской службе»; ведение учета нуждающихся в оздоровлении и санаторно-курортном лечении – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З; оформление необходимых для назначения пенсии документов – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З; подготовка распорядительных документов о начислении (сокращении, лишении) премий, надбавок, доплат – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З; выдача доверенностей на представительство интересов организации – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З, статьи 186 Гражданского кодекса Республики Беларусь; подача исковых заявлений, заявлений о возбуждении приказного производства, о совершении исполнительной надписи, о возбуждении исполнительного производства – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З, статьи 109 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь, статьи 159 Хозяйственного процессуального кодекса Республики Беларусь, статьи 105 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2004 г. № 305-З «О нотариате и нотариальной деятельности», статьи 11 Закона Республики Беларусь от 24 ноября 2016 г. №439-З «Об исполнительном производстве; рассмотрение индивидуальных трудовых споров – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З, статьи 235 ТК; рассмотрение обращений граждан и юридических лиц – на основании абзаца двадцатого статьи 6 Закона № 99-З, статьи 12 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»; оформление формы ПУ-2 при прекращении трудовых отношений – на основании абзаца двадцатого статьи 6 Закона № 99-З, пункта 15 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 8 июля 1997 г. № 837; подача документов индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З; обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З, статьи 224 ТК, главы 16 Положения о страховой деятельности в Республике Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 25 августа 2006 г. № 530 «О страховой деятельности»; ведение бухгалтерского учета и налогового учета финансовой деятельности организации – на основании абзаца двадцатого статьи 6 Закона № 99-З, Закона Республики Беларусь от 12 июля 2013 г. № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности; анализ финансово-экономической, хозяйственной деятельности – на основании абзаца двадцатого статьи 6 Закона № 99-З; расследование несчастных случаев на производстве – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона, пункта 6 части 1 статьи 55 ТК, пунктов 16 и 18 Правил расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15 января 2004 г.№ 30 «О расследовании и учете несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»; организация, проведение проверок знаний по охране труда – на основании абзаца двадцатого статьи 6 Закона № 99-З, Закона Республики Беларусь от 23 июня 2008 г. № 356-З «Об охране труда»; организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступивших в архив, – на основании абзаца двадцатого статьи 6 Закона № 99-З, Закона Республики Беларусь от 20 сентября 1996 г. №343-З «Об архивном деле и делопроизводстве»; осуществление хозяйственной деятельности – на основании абзаца двадцатого статьи 6 Закона № 99-З; регистрация участников общего собрания акционеров открытого акционерного общества «ПРОМСВЯЗЬ» – на основании абзаца двадцатого статьи 6 Закона № 99-З, статьи 81 Закона Республики Беларусь от 09.12.1992 № 2020-ХII «О хозяйственных обществах» (далее – Закон № 2020-XII); ведение списков лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров ОАО «ПРОМСВЯЗЬ» – на основании абзаца двадцатого статьи 6 Закона № 99-З, абзаца третьего статьи 87 Закона № 2020-XII; ведение документов о начислении и выплате дивидендов акционерам – на основании абзаца двадцатого статьи 6 Закона № 99-З, статьи 72, абзаца шестого статьи 87 Закона № 2020-XII; определение круга и ведение учета аффилированных лиц ОАО «ПРОМСВЯЗЬ» - на основании абзаца двадцатого статьи 6 Закона № 99-З, абзаца девятнадцатого части первой статьи 63 Закона № 2020-XII; заключение с субъектами персональных данных любых видов договоров и их последующего исполнение – на основании абзаца пятнадцатого статьи 6 Закона № 99-З; осуществление коммуникаций с субъектами персональных данных – на основании пункта 3 статьи 4 Закона № 99-З; обслуживание заявителей на сайте Оператора через форму обратной связи – на основании пункта 3 статьи 4 Закона № 99-З; осуществление видеонаблюдения – на основании абзаца 20 статьи 1 Закона № 99-З; пункта 1 статьи 17 Закона № 99-З; пункта 2 части 1 статьи 55 ТК; размещение на сайте Оператора фамилии, имени, отчества (если таковое имеется), номера служебного телефона, фотографического изображения директора Общества и его заместителей;

ГЛАВА 4 ОСНОВНЫЕ ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ОПЕРАТОРА И СУБЪЕКТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

  1. Оператор имеет право: получать от субъекта персональных данных достоверные информацию и (или) документы, содержащие персональные данные; запрашивать у субъекта персональных данных информацию об актуальности и достоверности предоставленных персональных данных; отказать субъекту персональных данных в удовлетворении требований о прекращении обработки его персональных данных и (или) их удаления при наличии оснований для обработки, предусмотренных законодательством, в том числе если они являются необходимыми для заявленных целей их обработки.

  2. Оператор обязан: разъяснять субъекту персональных данных его права, связанные с обработкой персональных данных; обрабатывать персональные данные в порядке, установленном законодательством; обеспечивать защиту персональных данных в процессе их обработки; принимать меры по обеспечению достоверности обрабатываемых им персональных данных, вносить изменения в персональные данные, являющиеся неполными, устаревшими или неточными; рассматривать заявления субъектов персональных данных по вопросам обработки персональных данных и давать на них мотивированные ответы; предоставлять субъекту персональных данных информацию о его персональных данных, об их предоставлении третьим лицам; прекращать обработку персональных данных, а также осуществлять их удаление или блокирование при отсутствии оснований для их обработки, а также по требованию субъекта персональных данных; выполнять иные обязанности, предусмотренные законодательством.

  3. Субъект персональных данных имеет право: на получение информации, касающейся обработки Оператором его персональных данных; на внесение изменений в свои персональные данные в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими или неточными; на отзыв своего согласия на обработку персональных данных; на получение информации о предоставлении своих персональных данных третьим лицам; на прекращение обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для их обработки; на обжалование действия (бездействий) и решения Оператора, относящегося к обработке его персональных данных, в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных в порядке, установленном законодательством; на осуществление иных прав, предусмотренных законодательством.

  4. Субъект персональных данных обязан: предоставлять Оператору исключительно достоверные сведения о себе; в случае необходимости представлять Оператору документы, содержащие персональные данные в объеме, необходимом для цели их обработки; информировать Оператора об изменениях своих персональных данных.

  5. Лицо, предоставившее Оператору неполные, устаревшие, недостоверные сведения о себе, либо сведения о другом субъекте персональных данных без согласия последнего, несет ответственность в соответствии с законодательством. ГЛАВА 5 ПОРЯДОК И УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

  6. Основанием обработки персональных данных является согласие субъекта персональных данных, за исключением случаев, установленных законодательством, когда обработка персональных данных осуществляется без получения такого согласия.

  7. Согласие субъекта персональных данных представляет собой свободное, однозначное, информированное выражение его воли, посредством которого он разрешает обработку своих персональных данных. Субъект персональных данных дает свое согласие на обработку персональных данных: в письменной форме – по форме согласно приложению к настоящей Политике; посредством проставления соответствующей отметки на сайте Оператора. Отказ от дачи согласия на обработку персональных данных дает право Оператору отказать субъекту персональных данных в предоставлении доступа к отдельным разделам сайта Оператора.

  8. Обработка персональных данных Оператором включает в себя следующие действия с персональными данными: сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление, иные действия в соответствии с законодательством.

  9. Оператор обрабатывает персональные данные следующими способами: с использованием средств автоматизации; без использования средств автоматизации, если при этом обеспечиваются поиск персональных данных и (или) доступ к ним по определенным критериям (картотеки, списки, базы данных, журналы и другое); смешанная обработка персональных данных.

  10. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, в течение срока не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, кроме случаев, когда срок хранения персональных данных установлен законодательством, договором, заключенным (заключаемым) с субъектом персональных данных, в целях совершения действий, установленных этим договором.

  11. Условием прекращения обработки персональных данных может являться достижение целей обработки персональных данных, истечение срока обработки персональных данных, отзыв согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, а также выявление неправомерной обработки персональных данных.

  12. При обработке персональных данных Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры по обеспечению защиты персональных данных от несанкционированного или случайного доступа к ним, изменения, блокирования, копирования, распространения, предоставления, удаления персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

ГЛАВА 6 МЕХАНИЗМ РЕАЛИЗАЦИИ ПРАВ СУБЪЕКТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

  1. Субъект персональных данных вправе отозвать свое согласие на обработку персональных данных, если для обработки персональных данных Оператор обращался к субъекту персональных данных за получением согласия. В связи с этим, право на отзыв согласия не может быть реализовано в случае, когда обработка осуществляется на основании договора либо в соответствии с требованиями законодательства. Субъект может реализовать свое право на отзыв согласия на обработку персональных данных посредством подачи Оператору заявления в письменной форме, направленного заказным почтовым отправлением, либо в виде электронного документа. Заявление должно содержать: фамилию, имя, отчество субъекта персональных данных; адрес места жительства (места пребывания); дату рождения; идентификационный номер (если указывался при даче согласия или обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных); изложение сути требования; личную подпись либо электронную цифровую подпись. Оператор в течение 15 дней после получения заявления прекращает обработку персональных данных (если нет оснований для обработки, согласно законодательству), осуществляет их удаление, при отсутствии технической возможности удаления – принимает меры по недопущению дальнейшей обработки персональных данных, включая их блокировку, и уведомляет об этом субъекта персональных данных в тот же срок.
  2. Субъект персональных данных вправе получить у Оператора информацию, касающуюся обработки своих персональных данных, содержащую: местонахождение Оператора; подтверждение факта обработки персональных данных обратившегося лица Оператором; его персональные данные и источник их получения; правовые основания и цели обработки персональных данных; срок, на который дано его согласие (если обработка персональных данных осуществляется на основании согласия) наименование и место нахождения уполномоченного лица (уполномоченных лиц), осуществляющих обработку персональных данных; иную информацию, предусмотренную законодательством. Субъект может реализовать свое право на получение информации, касающейся обработки своих персональных данных посредством подачи Оператору заявления в порядке, предусмотренном пунктом 26 настоящей Политики. Оператор в течение 5 рабочих дней после получения заявления предоставляет субъекту персональных данных соответствующую информацию либо уведомляет его о причинах отказа в предоставлении такой информации.
  3. Субъект персональных данных вправе требовать от Оператора внесения изменений в свои персональные данные в случае, если они являются неполными, устаревшими или неточными, посредством подачи Оператору заявления в порядке, предусмотренном пунктом 26 настоящей Политики, с приложением документов (заверенных в установленном порядке копий), подтверждающих необходимость внесения таких изменений. Оператор в течение 15 дней после получения заявления вносит изменения в персональные данные и уведомляет об этом субъекта персональных данных либо уведомляет о причинах отказа во внесении изменений.
  4. Субъект персональных данных вправе получить от Оператора информацию о предоставлении своих персональных данных третьим лицам один раз в календарный год бесплатно, посредством подачи Оператору заявления в порядке, предусмотренном пунктом 26 настоящей Политики. Оператор в течение 15 дней после получения заявления предоставляет субъекту персональных данных информацию о том, какие персональные данные этого субъекта и кому предоставлялись в течение года, предшествовавшего дате подачи заявления, либо уведомляет его о причинах отказа в предоставлении такой информации.
  5. Субъект персональных данных вправе требовать от Оператора бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки, предусмотренных Законом №99-З и иными законодательными актами, посредством подачи Оператору заявления в порядке, предусмотренном пунктом 26 настоящей Политики. Оператор в течение 15 дней после получения заявления прекращает обработку персональных данных (если нет оснований для обработки, согласно законодательству), осуществляет их удаление, при отсутствии технической возможности удаления – принимает меры по недопущению дальнейшей обработки персональных данных, включая их блокировку, и уведомляет об этом субъекта персональных данных в тот же срок.
  6. Субъект персональных данных вправе обратиться к лицу, ответственному за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных за содействием в реализации своих прав следующим образом: путем отправки сообщения по адресу электронной почты: Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript.; путем звонка по телефонному номеру: +375 (17) 310-72-71 в рабочие часы Оператора (понедельник – четверг: 8.00-12.00, 12.40-16.50; пятница: 8.00-12.00; 12.40-16.00).

ГЛАВА 7 ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

  1. Назначение структурного подразделения или лица, ответственного за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных, в соответствии с требованиями абзаца второго пункта 3 статьи 17 Закона № 99-З осуществляется приказом директора Общества (его заместителей).
  2. Вопросы, касающиеся обработки персональных данных, не закрепленные в настоящей Политике, регулируются законодательством Республики Беларусь.
  3. Оператор имеет право в одностороннем порядке изменять и (или) дополнять настоящую Политику без предварительного согласования и последующего уведомления субъектов персональных данных с размещением актуальной редакции настоящей Политики на сайте Оператора.