Политика открытого акционерного общества «ПРОМСВЯЗЬ» в отношении обработки персональных данных
ГЛАВА 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
- Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее – Политика) определяет деятельность открытого акционерного общества «ПРОМСВЯЗЬ» (далее – Общество или Оператор) в отношении обработки персональных данных.
- Политика разработана во исполнение требований Закона Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (далее – Закон № 99-З) на основе Конституции Республики Беларусь, Трудового Кодекса Республики Беларусь, Закона Республики Беларусь от 21.07.2008 № 418-З «О регистре населения», Закона Республики Беларусь от 10.11.2008 «Об информации, информатизации и защите информации», иных нормативных правовых актов Республики Беларусь, Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных от 28.01.1981.
- Настоящая Политика обязательна для соблюдения всеми работниками Общества, имеющими доступ к персональным данным, а также иными лицами, непосредственно осуществляющими обработку персональных данных Общества от его имени и в его интересах.
- Действие настоящей Политики распространяется на все операции, совершаемые Оператором с персональными данными, а также на отношения в области обработки персональных данных, возникшие у Оператора как до, так и после утверждения Политики.
- Настоящая Политика подлежит опубликованию на официальном сайте Общества в глобальной компьютерной сети Интернет по адресу https://promsvyaz.by (далее – сайт Оператора).
- В настоящей Политике используются термины и определения в значениях, установленных Законом № 99-З.
- Почтовый адрес Общества: 220013, ул. Петруся Бровки, 18, г. Минск; адрес электронной почты: Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript..
ГЛАВА 2 КАТЕГОРИИ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, И ОБЪЕМ ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
- Оператор обрабатывает персональные данные, которые могут быть получены от следующих субъектов персональных данных: работники Общества, бывшие работники и члены их семей, кандидаты на занятие вакантных должностей; клиенты и контрагенты Общества, являющиеся физическими лицами, представители клиентов и контрагентов Общества, являющихся юридическими лицами; акционеры и аффилированные лица Общества; посетители сайта Оператора; лица, предоставившие Оператору персональные данные при отправке отзывов, обращений, путем заполнения анкет; лица, предоставившие персональные данные Оператору иным путем.
- Оператор обрабатывает следующие персональные данные субъекта персональных данных: фамилия, имя, отчество; пол; дата рождения; адрес электронной почты; номер телефона; место проживания; род занятий (специальность, область профессиональных знаний); место работы; иная информация (указанный перечень может сокращаться или расширяться в зависимости от конкретного случая и целей обработки). Оператор осуществляет обработку специальных персональных данных только при условии наличия согласия субъекта персональных данных в письменной форме либо без взятия такого согласия в случаях, предусмотренных законодательством. Оператор осуществляет обработку персональных данных, отнесенных в установленном порядке к государственным секретам, в соответствии с законодательством Республики Беларусь о государственных секретах. Объем обрабатываемых Оператором персональных данных применительно к целям их обработки приведен в главе 3 настоящей Политики.
- Оператор не обрабатывает данные из файлов cookie или иные персональные данные субъекта персональных данных в целях осуществления анализа работы сайта Оператора.
- Оператор обеспечивает соответствие содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки и, при необходимости, принимает меры по устранению их избыточности по отношению к заявленным целям обработки.
- Обработка персональных данных работников Общества для целей, не предусмотренных законодательством и не связанных с исполнением работниками их должностных обязанностей, осуществляется с согласия работников, если отсутствуют иные правовые основания для такой обработки.
ГЛАВА 3 ЦЕЛИ СБОРА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
- Оператор осуществляет обработку персональных данных в следующих целях: рассмотрение резюме (анкет) соискателей на вакантные должности в целях заключения трудового договора, привлечение кандидатов на занятие вакантных должностей Общества – на основании абзаца шестнадцатого статьи 6 Закона № 99-З; оформление (прием на работу) – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З; формирование, ведение и хранение личных дел работников – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З; ведение трудовых книжек – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З; ведение корпоративной сети, системы учета документооборота – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З; пункта 1 части 1 статьи 55, части 1 статьи 132 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК); ведение учета фактически отработанного времени – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З, статьи 132 ТК; командирование – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З; статьи 132 ТК; выплата заработной платы – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З, пункта 4 части 1 статьи 55 ТК; применение мер поощрения – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З, статьи 196 ТК; привлечение к дисциплинарной, материальной ответственности – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З, глав 14 и 37 ТК; предоставление гарантий и компенсаций в соответствии с законодательством о труде – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З, главы 9 ТК; предоставление трудовых и социальных отпусков – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З, главы 12 ТК; аттестация работников – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З; формирование и ведение резерва кадров – на основании согласия субъекта персональных данных либо абзаца 16 статьи 6 Закона № 99-З; направление на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З, статьи 2201 ТК; изменение и прекращение трудового договора – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З, глав 3, 4, 9 и 12 ТК; ведение воинского учета – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З, статьи 9 Закона Республики Беларусь от 5 ноября 1992 г. № 1914-XII «О воинской обязанности и воинской службе»; ведение учета нуждающихся в оздоровлении и санаторно-курортном лечении – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З; оформление необходимых для назначения пенсии документов – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З; подготовка распорядительных документов о начислении (сокращении, лишении) премий, надбавок, доплат – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З; выдача доверенностей на представительство интересов организации – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З, статьи 186 Гражданского кодекса Республики Беларусь; подача исковых заявлений, заявлений о возбуждении приказного производства, о совершении исполнительной надписи, о возбуждении исполнительного производства – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З, статьи 109 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь, статьи 159 Хозяйственного процессуального кодекса Республики Беларусь, статьи 105 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2004 г. № 305-З «О нотариате и нотариальной деятельности», статьи 11 Закона Республики Беларусь от 24 ноября 2016 г. №439-З «Об исполнительном производстве; рассмотрение индивидуальных трудовых споров – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З, статьи 235 ТК; рассмотрение обращений граждан и юридических лиц – на основании абзаца двадцатого статьи 6 Закона № 99-З, статьи 12 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»; оформление формы ПУ-2 при прекращении трудовых отношений – на основании абзаца двадцатого статьи 6 Закона № 99-З, пункта 15 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 8 июля 1997 г. № 837; подача документов индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З; обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона № 99-З, статьи 224 ТК, главы 16 Положения о страховой деятельности в Республике Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 25 августа 2006 г. № 530 «О страховой деятельности»; ведение бухгалтерского учета и налогового учета финансовой деятельности организации – на основании абзаца двадцатого статьи 6 Закона № 99-З, Закона Республики Беларусь от 12 июля 2013 г. № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности; анализ финансово-экономической, хозяйственной деятельности – на основании абзаца двадцатого статьи 6 Закона № 99-З; расследование несчастных случаев на производстве – на основании абзаца восьмого статьи 6 Закона, пункта 6 части 1 статьи 55 ТК, пунктов 16 и 18 Правил расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15 января 2004 г.№ 30 «О расследовании и учете несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»; организация, проведение проверок знаний по охране труда – на основании абзаца двадцатого статьи 6 Закона № 99-З, Закона Республики Беларусь от 23 июня 2008 г. № 356-З «Об охране труда»; организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступивших в архив, – на основании абзаца двадцатого статьи 6 Закона № 99-З, Закона Республики Беларусь от 20 сентября 1996 г. №343-З «Об архивном деле и делопроизводстве»; осуществление хозяйственной деятельности – на основании абзаца двадцатого статьи 6 Закона № 99-З; регистрация участников общего собрания акционеров открытого акционерного общества «ПРОМСВЯЗЬ» – на основании абзаца двадцатого статьи 6 Закона № 99-З, статьи 81 Закона Республики Беларусь от 09.12.1992 № 2020-ХII «О хозяйственных обществах» (далее – Закон № 2020-XII); ведение списков лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров ОАО «ПРОМСВЯЗЬ» – на основании абзаца двадцатого статьи 6 Закона № 99-З, абзаца третьего статьи 87 Закона № 2020-XII; ведение документов о начислении и выплате дивидендов акционерам – на основании абзаца двадцатого статьи 6 Закона № 99-З, статьи 72, абзаца шестого статьи 87 Закона № 2020-XII; определение круга и ведение учета аффилированных лиц ОАО «ПРОМСВЯЗЬ» - на основании абзаца двадцатого статьи 6 Закона № 99-З, абзаца девятнадцатого части первой статьи 63 Закона № 2020-XII; заключение с субъектами персональных данных любых видов договоров и их последующего исполнение – на основании абзаца пятнадцатого статьи 6 Закона № 99-З; осуществление коммуникаций с субъектами персональных данных – на основании пункта 3 статьи 4 Закона № 99-З; обслуживание заявителей на сайте Оператора через форму обратной связи – на основании пункта 3 статьи 4 Закона № 99-З; осуществление видеонаблюдения – на основании абзаца 20 статьи 1 Закона № 99-З; пункта 1 статьи 17 Закона № 99-З; пункта 2 части 1 статьи 55 ТК; размещение на сайте Оператора фамилии, имени, отчества (если таковое имеется), номера служебного телефона, фотографического изображения директора Общества и его заместителей;
ГЛАВА 4 ОСНОВНЫЕ ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ОПЕРАТОРА И СУБЪЕКТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
-
Оператор имеет право: получать от субъекта персональных данных достоверные информацию и (или) документы, содержащие персональные данные; запрашивать у субъекта персональных данных информацию об актуальности и достоверности предоставленных персональных данных; отказать субъекту персональных данных в удовлетворении требований о прекращении обработки его персональных данных и (или) их удаления при наличии оснований для обработки, предусмотренных законодательством, в том числе если они являются необходимыми для заявленных целей их обработки.
-
Оператор обязан: разъяснять субъекту персональных данных его права, связанные с обработкой персональных данных; обрабатывать персональные данные в порядке, установленном законодательством; обеспечивать защиту персональных данных в процессе их обработки; принимать меры по обеспечению достоверности обрабатываемых им персональных данных, вносить изменения в персональные данные, являющиеся неполными, устаревшими или неточными; рассматривать заявления субъектов персональных данных по вопросам обработки персональных данных и давать на них мотивированные ответы; предоставлять субъекту персональных данных информацию о его персональных данных, об их предоставлении третьим лицам; прекращать обработку персональных данных, а также осуществлять их удаление или блокирование при отсутствии оснований для их обработки, а также по требованию субъекта персональных данных; выполнять иные обязанности, предусмотренные законодательством.
-
Субъект персональных данных имеет право: на получение информации, касающейся обработки Оператором его персональных данных; на внесение изменений в свои персональные данные в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими или неточными; на отзыв своего согласия на обработку персональных данных; на получение информации о предоставлении своих персональных данных третьим лицам; на прекращение обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для их обработки; на обжалование действия (бездействий) и решения Оператора, относящегося к обработке его персональных данных, в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных в порядке, установленном законодательством; на осуществление иных прав, предусмотренных законодательством.
-
Субъект персональных данных обязан: предоставлять Оператору исключительно достоверные сведения о себе; в случае необходимости представлять Оператору документы, содержащие персональные данные в объеме, необходимом для цели их обработки; информировать Оператора об изменениях своих персональных данных.
-
Лицо, предоставившее Оператору неполные, устаревшие, недостоверные сведения о себе, либо сведения о другом субъекте персональных данных без согласия последнего, несет ответственность в соответствии с законодательством. ГЛАВА 5 ПОРЯДОК И УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
-
Основанием обработки персональных данных является согласие субъекта персональных данных, за исключением случаев, установленных законодательством, когда обработка персональных данных осуществляется без получения такого согласия.
-
Согласие субъекта персональных данных представляет собой свободное, однозначное, информированное выражение его воли, посредством которого он разрешает обработку своих персональных данных. Субъект персональных данных дает свое согласие на обработку персональных данных: в письменной форме – по форме согласно приложению к настоящей Политике; посредством проставления соответствующей отметки на сайте Оператора. Отказ от дачи согласия на обработку персональных данных дает право Оператору отказать субъекту персональных данных в предоставлении доступа к отдельным разделам сайта Оператора.
-
Обработка персональных данных Оператором включает в себя следующие действия с персональными данными: сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление, иные действия в соответствии с законодательством.
-
Оператор обрабатывает персональные данные следующими способами: с использованием средств автоматизации; без использования средств автоматизации, если при этом обеспечиваются поиск персональных данных и (или) доступ к ним по определенным критериям (картотеки, списки, базы данных, журналы и другое); смешанная обработка персональных данных.
-
Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, в течение срока не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, кроме случаев, когда срок хранения персональных данных установлен законодательством, договором, заключенным (заключаемым) с субъектом персональных данных, в целях совершения действий, установленных этим договором.
-
Условием прекращения обработки персональных данных может являться достижение целей обработки персональных данных, истечение срока обработки персональных данных, отзыв согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, а также выявление неправомерной обработки персональных данных.
-
При обработке персональных данных Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры по обеспечению защиты персональных данных от несанкционированного или случайного доступа к ним, изменения, блокирования, копирования, распространения, предоставления, удаления персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.
ГЛАВА 6 МЕХАНИЗМ РЕАЛИЗАЦИИ ПРАВ СУБЪЕКТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
- Субъект персональных данных вправе отозвать свое согласие на обработку персональных данных, если для обработки персональных данных Оператор обращался к субъекту персональных данных за получением согласия. В связи с этим, право на отзыв согласия не может быть реализовано в случае, когда обработка осуществляется на основании договора либо в соответствии с требованиями законодательства. Субъект может реализовать свое право на отзыв согласия на обработку персональных данных посредством подачи Оператору заявления в письменной форме, направленного заказным почтовым отправлением, либо в виде электронного документа. Заявление должно содержать: фамилию, имя, отчество субъекта персональных данных; адрес места жительства (места пребывания); дату рождения; идентификационный номер (если указывался при даче согласия или обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных); изложение сути требования; личную подпись либо электронную цифровую подпись. Оператор в течение 15 дней после получения заявления прекращает обработку персональных данных (если нет оснований для обработки, согласно законодательству), осуществляет их удаление, при отсутствии технической возможности удаления – принимает меры по недопущению дальнейшей обработки персональных данных, включая их блокировку, и уведомляет об этом субъекта персональных данных в тот же срок.
- Субъект персональных данных вправе получить у Оператора информацию, касающуюся обработки своих персональных данных, содержащую: местонахождение Оператора; подтверждение факта обработки персональных данных обратившегося лица Оператором; его персональные данные и источник их получения; правовые основания и цели обработки персональных данных; срок, на который дано его согласие (если обработка персональных данных осуществляется на основании согласия) наименование и место нахождения уполномоченного лица (уполномоченных лиц), осуществляющих обработку персональных данных; иную информацию, предусмотренную законодательством. Субъект может реализовать свое право на получение информации, касающейся обработки своих персональных данных посредством подачи Оператору заявления в порядке, предусмотренном пунктом 26 настоящей Политики. Оператор в течение 5 рабочих дней после получения заявления предоставляет субъекту персональных данных соответствующую информацию либо уведомляет его о причинах отказа в предоставлении такой информации.
- Субъект персональных данных вправе требовать от Оператора внесения изменений в свои персональные данные в случае, если они являются неполными, устаревшими или неточными, посредством подачи Оператору заявления в порядке, предусмотренном пунктом 26 настоящей Политики, с приложением документов (заверенных в установленном порядке копий), подтверждающих необходимость внесения таких изменений. Оператор в течение 15 дней после получения заявления вносит изменения в персональные данные и уведомляет об этом субъекта персональных данных либо уведомляет о причинах отказа во внесении изменений.
- Субъект персональных данных вправе получить от Оператора информацию о предоставлении своих персональных данных третьим лицам один раз в календарный год бесплатно, посредством подачи Оператору заявления в порядке, предусмотренном пунктом 26 настоящей Политики. Оператор в течение 15 дней после получения заявления предоставляет субъекту персональных данных информацию о том, какие персональные данные этого субъекта и кому предоставлялись в течение года, предшествовавшего дате подачи заявления, либо уведомляет его о причинах отказа в предоставлении такой информации.
- Субъект персональных данных вправе требовать от Оператора бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки, предусмотренных Законом №99-З и иными законодательными актами, посредством подачи Оператору заявления в порядке, предусмотренном пунктом 26 настоящей Политики. Оператор в течение 15 дней после получения заявления прекращает обработку персональных данных (если нет оснований для обработки, согласно законодательству), осуществляет их удаление, при отсутствии технической возможности удаления – принимает меры по недопущению дальнейшей обработки персональных данных, включая их блокировку, и уведомляет об этом субъекта персональных данных в тот же срок.
- Субъект персональных данных вправе обратиться к лицу, ответственному за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных за содействием в реализации своих прав следующим образом: путем отправки сообщения по адресу электронной почты: Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript.; путем звонка по телефонному номеру: +375 (17) 310-72-71 в рабочие часы Оператора (понедельник – четверг: 8.00-12.00, 12.40-16.50; пятница: 8.00-12.00; 12.40-16.00).
ГЛАВА 7 ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
- Назначение структурного подразделения или лица, ответственного за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных, в соответствии с требованиями абзаца второго пункта 3 статьи 17 Закона № 99-З осуществляется приказом директора Общества (его заместителей).
- Вопросы, касающиеся обработки персональных данных, не закрепленные в настоящей Политике, регулируются законодательством Республики Беларусь.
- Оператор имеет право в одностороннем порядке изменять и (или) дополнять настоящую Политику без предварительного согласования и последующего уведомления субъектов персональных данных с размещением актуальной редакции настоящей Политики на сайте Оператора.